可以通过EXCEL的HELP看下 “ 汇总、合并和分级显示数据”的帮助内容.其中会有你需要.
下面是2007的帮助内容
通过使用“数据”选项卡的“分级显示”组中的“分类汇总”命令,可以自动计算列的列表 （列表：包含相关数据的一系列行,或使用“创建列表”命令作为数据表指定给函数的一系列行.）中的分类汇总和总计.
分类汇总 分类汇总是通过 SUBTOTAL 函数利用汇总函数 （汇总函数：是一种计算类型,用于在数据透视表或合并计算表中合并源数据,或在列表或数据库中插入自动分类汇总.汇总函数的例子包括 Sum、Count 和 Average.）（例如,“求和”或“平均值”）计算得到的.可以为每列显示多个汇总函数类型.
总计 总计是从明细数据 （明细数据：在自动分类汇总和工作表分级显示中,由汇总数据汇总的分类汇总行或列.明细数据通常与汇总数据相邻,并位于其上方或左侧.）派生的,而不是从分类汇总中的值派生的.例如,如果使用“平均值”汇总函数,则总计行将显示列表中所有明细行的平均值,而不是分类汇总行中的值的平均值.
如果将工作簿设置为自动计算公式,则在您编辑明细数据时,“分类汇总”命令将自动重新计算分类汇总和总计值.“分类汇总”命令还会分级显示 （分级显示：工作表数据,其中明细数据行或列进行了分组,以便能够创建汇总报表.分级显示可汇总整个工作表或其中的一部分.）列表,以便您可以显示和隐藏每个分类汇总的明细行.
确保每个列在第一行中都有标签,并且每个列中都包含相似的事实数据,而且该区域没有空的行或列.
选择该区域中的某个单元格.
请执行下列操作之一：
插入一个分类汇总级别
可以为一组数据插入一个分类汇总级别,如下例所示.
运动列中的每个更改...
...销售额列的分类汇总.
对构成组的列排序.
有关排序的详细信息,请参阅对区域或表中的数据排序.
在“数据”选项卡上的“分级显示”组中,单击“分类汇总”.
将显示“分类汇总”对话框.
在“分类字段”框中,单击要计算分类汇总的列.在上面的示例中,应当选择“运动”.
在“汇总方式”框中,单击要用来计算分类汇总的汇总函数.在上面的示例中,应当选择“求和”.
在“选定汇总项”框中,对于包含要计算分类汇总的值的每个列,选中其复选框.在上面的示例,应当选择“销售额”.
如果想按每个分类汇总自动分页,请选中“每组数据分页”复选框.
若要指定汇总行位于明细行的上面,请清除“汇总结果显示在数据下方”复选框.若要指定汇总行位于明细行的下面,请选中“汇总结果显示在数据下方”复选框.在上面的示例中,应当清除该复选框.
（可选）通过重复步骤一到步骤七,可以再次使用“分类汇总”命令,以便使用不同汇总函数添加更多分类汇总.若要避免覆盖现有分类汇总,请清除“替换当前分类汇总”复选框.
