标题
"关于"要有,公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成,称为公文标题“三要素”.
如：《延华集团董事局关于表彰1997年度先进工作者的通知》这一文件标题中,“延华集团董事局”是发文机关,“关于表彰1997年度先进工作者”是发文事由,“通知”是公文种类.
文号的位置在公文的开首,居于正文的上端中央. 用3号仿宋体于版头下空2行红色横线之上,下行文、平行文的居中排印,上行文的在左侧排印,与右侧的“签发人”对称.其中,发文机关代字由发文机关所在行政区代字、发文机关代字和公文类别代字组成.发文年度与发文顺序号都只能用阿拉伯数字,发文年度要用六角括号“〔〕”（word中插入特殊符号）而不能用中括号“[ ]”或圆括号“（）”,另外发文年度应标全称,不能简写,例如〔2006〕不能简写为〔06〕.发文序号分年度从1号起,按公文签发时间的先后依次编号,不能跳号,不留空号,不随意编号（例如“1”不编为“01”或“001”）,不加“第”字.标题位于红色横线下方空2行排印.用2号华文中宋体,居中排印.标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号.
主送机关
上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文,叫普发公文,凡下属机关都是受文机关,也就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文,一般只写一个主送机关,如需同时报送另一机关,可采用抄报形式.主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写. 在标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体排印,回行时顶格,最后一个主送机关名称之后用全角冒号.
正文
这是公文的主体,是叙述公文具体内容的,为公文最重要的部分.正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神,写法力求简明扼要,条理清楚,实事求是,合乎文法,切忌冗长杂乱.请示问题应当一文一事,不要一文数事. 文中的结构层次序数应准确掌握和使用,即：第一层用“一、”,第二层用“（一）”,第三层用“1．”,第四层 用“（1）”.第三层的“1．”不能写成“1、”,即把小圆点写成顿号.在正文层次不多的情况 下,第一层用“一、”,第二层可用“1．”. 在正文中,只能用仿宋、小标宋、黑、楷4 种字体,均用3 号字.正文中只有一级小标题的,小标题用黑体字排印；有两级小标题的,第一级小标题用黑体字排印,第二级小标题用楷体字排印；有多级小标题的,第一级小标题用小标宋体字排印,第二级小标题用黑体字排印,第*小标题用楷体字排印,第四级小标题用仿宋体排印.除小标题之外的正文文字,有双文种的（既复合型公文）,第一文种的正文用楷体字排印,第二文种的正文用仿宋体字排印.
发文机关
写在正文的下面偏右处,又称落款.发文机关一般要写全称.也可盖印,不写发文机关.机关印章盖在公文末尾年月日的中间,作为发文机关对公文生效的凭证.
发文日期
公文必须注明发文日期,以表明公文从何时开始生效.发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开.发文日期必须写明发文日期的全称,以免日后考察时间发生困难.发文日期一般以领导人签发的日期为准. 一般以领导人最后签发的日期为准,经会议讨论通过的决议、决定等以会议通过的日期为准.用汉字标注,“零”写成“〇”,成文日期在正文之下一般空4行、右边空4个字,用3号仿宋体排印.
主题词
一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方,如“人事 任免 通知”,“财务 管理 规定”等,词组之间不使用标点符号,用醒目的黑体字标出,以便分类归档.般位于末页下端抄送机关或印制版记上方,“主题词”用3号黑体字,居左顶格标注,后标全角冒号,主题词词目用3号小标宋体字,一篇公文最多不超过5个主题词.每个词目之间空1字,主题词下方排印一条横线. 第一个词是标准用语,省里通知有固定格式,最后一个词是公文种类.
抄送单位
是指需要了解此公文内容的有关单位.一般均用上下两条线隔开,抄送指除主送机关以外的其他需要告知公文内容（需要执行或知晓内容）的上级、下级和无隶属关系的机关,应当用全称或规范化简称、统称. 抄送机关名称标注在印制版记上方,主题词下方,用横线把主题词和印制版记隔开,抄送机关名称前加“抄送”2字用3号仿宋体字左边空1字排字,后标全角冒号.抄送机关名称之间用顿号或逗号隔开,末尾用句号.一行不够用二行,二行与冒号后对齐.
文件版头
正式公文一般都有版头,标明是哪个机关的公文.版头以大红套字印上“××××××（机关）文件”,下面加一条红线（党的机关在红线中加一五角星）衬托.
公文编号
一般包括机关代字、年号、顺序号.如：“国发〔1997〕5号”,代表的是国务院一九九七年第五号发文.“国发”是国务院的代字,“〔1997〕”是年号,（年号要使用方括号“〔〕”）,“5号”是发文顺序号.几个机关联合发文的,只注明主办机关的发文编号.编号的位置：凡有文件版头的,放在标题的上方红线与文头下面的正中位置；无文件版头的,放在标题下的右侧方.编号的作用：在于统计发文数量,便于公文的管理和查找；在引用公文时,可以作为公文的代号使用.
签发人
许多文件尤其是请示或报告,需要印有签发人名,以示对所发文件负责.签发人应排在文头部分,即在版头红线右上方,编号的右下方,字体较编号稍小.一般格式为“签发人：×××”.
机密等级
机密公文应根据机密程度划分机密等级,分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样.机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定,并据此确定其送递方式,以保证机密的安全.密级的位置：通常放在公文标题的左上方醒目处.机密公文还要按份数编上号码,印在文件版头的左上方,以便查对、清退.
紧急程度
这是对公文送达和输时限的要求,分为“急件”、“紧急”、“特急”几种.标明紧急程度是为了引起特别注意,以保证公文的时效,确保紧急工作问题的及时处理.紧急程度的标明,通常也是放在标题左上方的明显处.
阅读范围
根据工作需要和机密程度,有些公文还要明确其发送和阅读范围,通常写在发文日期之下,抄报抄送单位之上偏左的地方,并加上括号.如：“（此件发至县团级）”.行政性、事务性的非机密性公文,下级机关对上级机关的行文,都不需特别规定阅读范围.
附件
这是指附属于正文的文字材料,它也是某些公文的重要组成部分.附件不是每份公文都有,它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的.公文如有附件,应当在正文之后 、发文机关之前,注明附件的名称和件数,不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”
置于主件之后,另起一页开始排印,与主件装订在一起. 公文如有附件,要在正文最后一行后空1行的左侧空2个字,用3号仿宋体字排印“附件”2字后标全角冒号和附件名称.如有2个以上附件,用阿拉伯数字依次标注序号.附件名称长需要回行时,应当与附件名称的文字对齐序号后面用小圆点. 例如“附件：1．XXXXXXXXXX” 附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号.党委仅用"附",十五、其他.公文文字一般从左至可横写、横排.拟写、誊写公文,一律用钢笔或毛笔,严禁使用圆珠笔和铅笔,也不要复写.公文纸一般用16开,在左侧装订.
印章
除“会议纪要”和以电报形式发出的公文外,均应加盖发文机关的印章.印章距正文2mm―4mm居中压成文日期.当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧线压在成文日期上；当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章的中心线压在成文日期上.
印制版记
由发文机关名称、印发日期及两条横线组成.印发机关左空1字,印发时间右空1字,用3号仿宋体字排印.印发时间用阿拉伯数字、年份不能简写.上行文的,印发日期后接着排印“印字”；下行文平行文的,排印“印发”2字.
