一般来说,“上访信”可以分为开头、正文和结尾三个部分.在开头之前,最好给“上访信”起个名,就像写文章那样,要有个标题.比如：“关于我的低保问题仍未落实的上访信”,这样可以让收信机关和受理机关对信访人所反映的主要问题一目了然.“上访信” 的开头就像平常写信那样,顶格写上收信机关或受理机关的名称,比如：××市或县信访局办信科,××局等.应了解掌握收信机关或受理机关的行政职能,应当向依法有权处理的本级或上一级行政机关提出.信访人即使向最高层级的机关提出,有关机关也要按照《信访条例》的规定,转送或交办给依法有权处理的机关.不要“一信多投”或投寄给不属于该机关行政职权内处理范围.如果确定不了行政机关,可投寄给信访工作机构.根据《信访条例》第十五条规定：“信访人对各级人民代表大会及县级以上各级人民代表大会常务委员会、人民法院、人民检察院职权范围内的信访事项,应当分别向有关的人民代表大会以及其常务委员会、人民法院、人民检察院提出……”,行政机关无权受理.然后,介绍一下信访人自己的自然情况,如：姓名、工作单位、职务、住址等等.如果是联名信需署上两名信访人代表的姓名、所在单位、详细地址及所代表的人数.
第二部分,即“上访信”的正文,应当按照《信访条例》第十九条规定：“信访人提出信访事项,应当客观真实,对所提供材料内容的真实性负责,不得捏造、歪曲事实,不得诬告、陷害他人.”信访人提出信访事项,就是为了证明其合法利益受到侵害,或者是信访人生产生活中存在困难和问题,从而获得信访救济.为了便于行政机关证实信访人提出的事项应该获得信访救济,信访人要如实提供材料、反映真实情况.因此,信访人对信访事项的陈述必须客观表达其本来面目,是怎么回事就怎么写,原原本本,不加任何艺术处理或修辞,更不能根据自己的想法“合理推测”着意描绘；是什么程度就讲什么程度,不能添油加醋,故弄玄虚,更不能随意虚构,危言耸听.这是因为,不真实提供材料和反映情况是会殃及信访权力行使的正当性.其次,对信访权力的实现造成障碍,导致办理机关在审查和办理环节遭遇本不应有的障碍,增加行政机关的依法行政成本,最终损害的还是信访人的利益.
信访人应本着实事求是的原则,按照信访事项的发生时间先后顺序,写清信访事项发生的时间、地点、单位、人物、事件的具体情况和存在的主要问题、损害的具体利益等等.这些内容应当尽量写得详细一些,要把关键的最想反映的事实叙述清楚,力求言简意赅.
第三部分,即“上访信”的结尾,主要写信访人诉求,即要求解决什么问题.然后写上本人联系电话和邮政编码,这样便于收信机关和受理机关与写信人沟通联系.如果是联名信,要由每名信访人亲自签名.需要通过与信一起递交有关信访事项的证实材料或照片等,请在信的结尾写上所附相关证实材料的名称和份数,所附证实材料最好是复印件,原件要自己保存好,待受理机关调查取证时提供.
“上访信”写好后要用邮局统一印制的有效信封邮寄,封皮填写要按格式要求填准邮政编码,写清邮寄单位或收信人姓名、信访人工作单位或家庭住址.另外,目前我们已经开通了群众信访“绿色通道”,就是说凡省内信访人寄往省内县级以上（含县区）信访部门的信访信件,信访人可不付邮资（即免贴邮票）,邮费由收信件的信访部门总付.信访人写信时邮寄地址必须写清为：XX信访局或XX信访部门负责同志,并且信封的右上角（原贴邮票处）必须清晰注明“信访”字样,且收件人必须为单位,不能为个人.
最后,信访人书写“上访信”应用微机打印,如用笔书写,应字迹清楚、格式规范.
